如何把标书做的漂亮?优质标书制作必知的技巧干货
1、优质标书具备的特点,让评委看着比较舒服,能够轻松的找到他要打分的项目即可,所以为了方便评委打分,在标书前面都会增加一项《评分索引表》,与人方便与己方便。
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2、简单几个做标书的步骤,“采购文件网”总结为“搭框架(就是标书大纲)、补空缺(即补充每一项大纲内容)、重细节(对每一个细节的检查)”。
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(1)招标文件分析:做好一个标书的前提是,读懂招标文件。每一个项目的招标文件要求都不一样,具体问题要具体分析,但是总体结构大同小异,抓住招标文件中的重点,认真研读。
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(2)整理标书大纲,也就是前面提到的“搭框架”,正规的招标文件基本都是明确的,结合评分标准,给评分表里的每一项都在《投标文件》要求的目录里,找到合适的位置,牵涉到得分的任何一项,都不能遗漏!
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(3)整理资料清单。理清标书大纲之后,基本就能明确需要哪些素材。对资料清单进行分类,再针对性的去整理资料。
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标书做多了便会发现,大多数标书内容都大同小异,80%的资料都是通用的,这就要求我们平常做标书的时候注意素材的收集与分类整理。
(4)标书内容填充。这就考验作者对于素材的灵活运用能力,同样一个素材在不同的标书中有不同的用法,换个名字和位置而已。
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内容填充还应当注重细节,比如文中使用的图片、表格、流程图,甚至是扫描文件等,都要尽可能美观。做好了每一个细节,标书自然就完美了。
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做好标书的基本功,在于办公软件的熟练运用,常用的技能大约如下。大家在平时一定要练好基本功,可以提高制作标书的效率。
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万事开头难。做标书最困难的地方就在于资料的收集,需要对公司的企业文化、管理制度、经营情况、公司运作模式有全面的认知,需要对公司各个部门的职责和主要工作有一定了解,需要对门店运营、物流运作、商品采购、财务监管、质量管控等全流程都要熟悉,学习和收集相关的素材需要耗费大量的时间和精力。
但是对这些资源整合分类以后,再去做标书会显得得心应手,看一遍招标文件便可以在脑子里形成大纲,并且清楚的知道,什么地方用什么素材。
当然,资料收集并非是一劳永逸的,公司在不断发展变化,新的业务层出不穷,素材库需要实时更新。所以大家最好养成了一种习惯,看到什么东西就先拍下来、记下来、存起来,因为做标书可能会用得上!