管理者如何委派任务

对管理者来说，给下属委派任务是最基本的素质，但是好多管理者朋友都不知道如何委派任务，笔者用三个术语，简单的描述一下，这三个术语是"PDCA"、"SMART"和"5W2H"。

1、 术语解释

1. PDCA：拆解开为PLAN-DO-CHECK-ACTION，翻译成中文就是:计划——执行——检查——改进。

2. SMART:拆解开为
Specific-Measurable-Attainable- Relevant-Time，翻译成中文就是：详细的——可量化的——可实现的——有实际意义的——有时限的。

3. 5W2H：拆解开为
WHAT-WHEN-WHERE-WHY-WHO-HOW-HOW MUCH，翻译成中文就是：什么事情——什么时间——什么地方——什么原因——什么人——怎么样——多少。

二、委派任务的具体办法

管理者委派任务的整个流程是"PDCA"，即"计划——执行——检查——改进"。

1. 管理者要先根据要委派的任务制定"委派计划"。

（1）制定"委派计划"的标准是"SMART"，即"详细的——可量化的——可实现的——有实际意义的——有时限的"。如管理者安排一名下属录入100条信息到系统，首先要制定"委派计划"，委派计划的内容必须是"详细的"（用"5W2H"原则），"可以量化的"（要求输入"100条信息"），"可实现的"（你选择的这个人员是能够完成这个工作的），"有实际意义的"（你交办的任务不是虚无缥缈的，是实际存在的），"有时限的"（要求在11月4日24点前完成，或者要求从什么时间开始，多长时间内完成）。

（2）"SMART"中的"详细的"标准，用"5W2H"分解，以如上这个案例为例，就是要求"谁，因为什么原因，在什么地方，什么时间，干什么事情，要求怎样干，达到什么标准（数量、质量、时间、成本）"。

（3）综上，管理者制定的"委派计划"应该是如下：

A：了解这个任务的内容、复杂程度、特殊问题、预计结果；

B：安排一名能够完成任务的员工；

C：对这名员工进行沟通和培训，告知他"为什么做，在什么地方做，什么时间内做/完成，做什么，怎么去做，怎么样才算做完，怎么样才算做好，做好了有什么奖励，做不好有什么处罚，管理者会提供什么资源和支持，询问他需要什么资源和支持，什么时间可以汇报进度，鼓励他"。

2. 下属开始执行"委派计划"。

3. 管理者要进行过程监督

管理者要根据此任务的难度和重要程度，定时进行过程监督，或者不定时进行抽查，根据"委派计划"为标准进行过程监督，避免计划走偏，如果走偏了，要及时进行提醒、指导，或者行政干预，使得计划按照正常目标推进。管理者要主动或者被动的与下属进行沟通，提供资源支持和鼓励。

4. 管理者在任务结束后要进行检查和评价

任务结束后，管理者要对此次任务进行检查，就按照"委派计划"为标准，根据检查结果，对下属论功行赏，按照"委派计划"中"做好了有什么奖励，做不好有什么处罚"实事求是的兑现，要"奖优罚劣、奖勤罚懒"。管理者要进行书面总结，有必要时，要召开相应总结会，以起到推广经验、警示教育的作用。管理者把书面总结存档。

5. 管理者在下次安排任务时，要把上一次相同的或者相似的"委派任务计划和总结"拿出来，根据之前的经验和教训，改进本次的"委派计划"，在过程监督中要根据经验教训做好监督。

"委派任务"实际就是一个"PDCA"的过程，管理者只要严格按照如上流程，熟练掌握"SMART"和"5W2H"原则，就可以把一个个任务，完美地、保质保量地完成。