解约函怎么写才有效（起草解除劳动合同通知书的注意事项）
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对用人单位来讲，解除劳动合同是一件风险颇高的事情。如何起草一份有效的《解除劳动合同通知书》，将风险降到最低，值得每一位刚入行的律师探讨。笔者相信，法院判决是检验实务操作可行性的最佳标准，从诉讼的角度审视《解除劳动合同通知书》的起草过程，避免触碰雷区，有利于用人单位降低风险。笔者查阅了上海地区400多个中院案例，对起草解除劳动合同通知书的注意事项分析如下，不求面面俱到，但求有所助益：
一、最好写理由
1、解除劳动合同通知书上最好写明解除劳动合同的理由。
上海市第一中级人民法院（2017）沪01民终9342号判决认为：“方正公司向张叶发出的解除劳动合同通知书未提及方正公司系依据《中华人民共和国劳动合同法》第四十条第（三）项规定解除与张叶劳动合同，且未载明具体解除劳动合同理由。”
上海市第一中级人民法院（2017）沪01民终5769号判决认为：“现达耐时公司主张因何利华严重违纪并造成公司重大经济损失，故依据劳动合同以及就业规则，达耐时公司有权作出减薪、减扣工资或罚款的处罚。但达耐时公司在解除劳动合同通知书中未载明已对何利华作出上述处罚。”
2、未写明解除劳动合同的理由，有可能对用人单位不利。
北京市第三中级人民法院(2017)京03民终13479号判决认为：“中同有机农业公司主张于2016年8月28日与李秀贵解除劳动关系，但未能提供充分证据证明将解除通知送达给李秀贵，法院对此不予采信。根据审理查明的事实，李秀贵于2017年2月6日收到《解除劳务合同通知书》，法院认定双方劳动关系于2017年2月6日解除，因《解除劳务合同通知书》未写明解除劳动关系的原因，仲裁认定构成违法解除并无不当，中同有机农业公司应支付李秀贵违法解除劳动关系赔偿金,李秀贵同意仲裁裁决数额，法院不持异议。【一审法院认为】”
北京市第三中级人民法院(2016)京03民终12003号判决认为：“关于解除劳动合同的赔偿金，根据《解除劳动合同通知书》，恒兴公司决定自2014年12月19日与靳芳解除劳动关系，但未写明解除原因，本案审理过程中恒兴公司就与靳芳解除劳动合同事宜亦未提供合法依据，故其应当支付靳芳违法解除劳动合同的赔偿金。”
但是该观点并不绝对。部分案例中，虽然解除劳动合同通知书中未写明理由，但法院依然支持了用人单位的观点。上海市高级人民法院(2017)沪民申983号判决中，劳动者申请再审称，“用人单位与其解除劳动合同违反了诚信原则。其收到的解除劳动合同通知书未写明解除的事实和理由，原审认定的员工手册未经过讨论和公示，其也从未收到过，用人单位构成违法解除劳动合同。”但上海市高级人民法院依然认定“劳动者在仲裁时确认签收过员工手册，原审据此认定用人单位根据公司规章制度规定解除劳动合同不构成违法解除并无不当。但是不建议用人单位去铤而走险，毕竟在解除劳动合同通知书中加上理由，并不费事儿。”
3、用人单位不要碍于情面，轻描淡写地写解除劳动合同的理由，毕竟假的理由，用人单位无法举证。另外，如果轻描淡写后的理由不符合用人单位解除劳动合同的法定事由的话，法院可能会直接认定用人单位违法解除劳动合同。
上海市普陀区人民法院(2013)普民一(民)初字第520号判决认为：“原告对其所述《解除劳动合同通知书》上之所以写明解除与被告劳动关系的理由为组织架构变动是为了被告再就业的考虑，但因未能提供相应证据加以证明，故本院不予采信”。
4、解除劳动合同通知书中最好写明所依据的具体规章制度及条款。
上海市第二中级人民法院（2012）沪二中民三（民）终字第904号判决认为：“2012年1月9日，宝御公司给刘某某签收的解除劳动合同通知书，该通知书中并未写明宝御公司依据公司哪个规章制度以及具体条款与刘某某解除劳动合同，故宝御公司与刘某某在合同期内解除劳动合同没有依据，属违法解除劳动合同。”
二、记得说人话
解除劳动合同通知书应当使用劳动者能够看的懂的语言。
上海市第二中级人民法院（2011）沪二中民三（民）终字第906号判决认为：“现双方就签署了解除劳动合同通知书及结算单之事实无异议，关键在于本案英文版结算单所载内容是否为当事人知晓，是否系当事人的真实意思表示。飞利浦投资公司作为中国企业，在与基本不懂英语的中国公民白某某解除劳动合同时，解除劳动合同通知书及其结算单一般理应使用中文，即使使用英文，也应在白某某全面准确了解结算单真实内容的情况下签署该文书。”
三、写了别反悔
用人单位与劳动者终止或解除劳动关系时应提出合法、明确的理由，且不得在事后任意增加或变更理由。用人单位是否合法解除劳动合同，应当以用人单位行使解除权时的理由及依据为考量，在作出解除劳动关系决定之后调查发现的理由，不得作为其解除行为合法性的依据。
上海市第二中级人民法院（2016）沪02民终1280号认为：当事人对自己提出的诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实有责任提供证据加以证明，没有证据或者证据不足以证明当事人的事实主张的，由负有举证责任的当事人承担不利后果。用人单位与劳动者终止或解除劳动关系时应提出合法、明确的理由，且不得在事后任意增加或变更理由。”
上海市第二中级人民法院（2015）沪二中民三（民）终字第1422号判决认为：“用人单位是否合法解除劳动合同，应当以用人单位行使解除权时的理由及依据为考量，在作出解除劳动关系决定之后调查发现的理由，不得作为其解除行为合法性的依据，故对于禾美公司于原审及本案审理期间所主张之解除理由，本院不予采纳。”
同类案例还有：上海市第一中级人民法院（2017）沪01民终7823号；上海市第二中级人民法院（2015）沪二中民三（民）终字第988号；上海市第一中级人民法院（2010）沪一中民三（民）终字第1499号；上海市第二中级人民法院（2013）沪二中民三（民）终字第846号；上海市第二中级人民法院（2009）沪二中民一（民）终字第4418号。
四、用人单位举证
因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。所以用人单位应保留解除劳动合同的相关证据。
上海市第二中级人民法院（2012）沪二中民三（民）终字第582号判决认为：“满觉陇公司收到上述通知书及满觉陇公司于2010年12月为励某某办理退工的事实，均能与励某某的陈述相互印证，而满觉陇公司就其开除励某某的主张未提供相应证据，对此，负有举证责任的满觉陇公司应承担不利后果，故对满觉陇公司的主张，本院不予采信。”
同类案例还有：上海市第一中级人民法院（2012）沪一中民三（民）终字第641号；上海市第一中级人民法院（2017）沪01民终541号；上海市第一中级人民法院（2014）沪一中民三（民）终字第47号；上海市第二中级人民法院（2014）沪二中民三（民）终字第696号；上海市第一中级人民法院（2011）沪一中民三（民）终字第2268号；上海市第一中级人民法院（2018）沪01民特222号
五、拒签不要紧
1、若劳动者拒绝在解除劳动合同通知书上签收，用人单位可将通知书邮寄至劳动者。
上海市第一中级人民法院（2012）沪一中民三（民）终字第812号判决认为：“因甲拒绝在解除劳动合同通知书上签收，后甲公司将通知书邮寄至甲，故双方的劳动关系已终结。现甲要求继续履行劳动合同，恢复劳动合同约定的工作岗位，本院不予支持。甲公司无须支付甲违法解除劳动合同赔偿金。”
2、送达解除通知书的信件被退回不能阻断劳动合同解除法律后果的产生。
上海市第二中级人民法院（2012）沪二中民三（民）终字第412号判决认为：“黄某对昆明贝克诺顿制药有限公司提供的特快专递邮件详情单及邮件跟踪查询单的真实性无异议，根据特快专递邮件详情单及邮件跟踪查询单可以看出昆明贝克诺顿制药有限公司在2011年5月12日已将劳动合同于2011年5月13日解除的通知通过邮政特快专递方式向黄某住所地送达，送达解除通知书的信件被退回不能阻断劳动合同解除法律后果的产生。原审法院据此认定双方劳动合同于2011年5月13日试用期内解除无不当。黄某认为其2011年5月16日才收到解除劳动合同通知书，已经超过了双方约定的试用期，故昆明贝克诺顿制药有限公司并非在试用期内解除双方劳动合同的主张，本院不予支持。”【法院查明：2011年5月12日，昆明贝克诺顿制药有限公司通过邮政特快专递将上述通知寄往黄某位于上海市平阳路XX弄XX号XXX室的住所。该信件经多次投递未妥退回。2011年5月16日，黄某签收该通知。】
3、解除劳动合同通知书可以通过邮件发送给劳动者。劳动者辩称未查收邮件也不要紧。
上海市第一中级人民法院（2015）沪一中民三（民）终字第2240号判决认为：“保立佳公司在原审中提供的2013年11月14日、同年11月24日、同年12月4日的电子邮件及原审2015年9月25日的谈话笔录，足以证明保立佳公司先后将两份《通知》和《解除劳动合同通知书》发送至尚德军的公司邮箱，尚德军虽辩称收件人可以随意改变，但未能提供证据予以证明。结合保立佳公司在原审中提交的邮件单、短信等证据，本院认为保立佳公司已经就调岗行为和解除行为尽到告知义务，原审法院认定前述《通知》和《解除劳动合同通知书》已经有效送达尚德军，并无不当。”
上海市第一中级人民法院（2010）沪一中民三（民）终字第2512号判决认为：“郁某认为其未收到电子邮件，但确认日通公司发送电子邮件的信箱是工作中经常使用的必要工具，双方对于该种工作交流方式并不存在争议，郁某关于电子邮件未收到的抗辩意见，缺乏可信度，法院不予采信。规章制度是用人单位制定的适用于该单位的劳动规则。依法制定的规章制度可以作为处理劳动争议的依据。日通公司制定的规章制度规定，不服从正常的调动指挥，严重影响公司正常工作秩序的，属于严重过失，可以解除劳动合同。该规章制度并未违反法律规定，且该项规定是郁某在劳动过程中必须遵循的基本规则，日通公司据此对郁某作出解除劳动合同的决定，并无不当。郁某于2010年1月19日拒收解除劳动合同通知书的行为,并不影响日通公司的送达效力。郁某要求日通公司支付解除劳动合同赔偿金的诉讼请求，法院难以支持。”
六、解约要趁早
试用期解除劳动合同，应在试用期内提出。试用期届满时，劳动者将自动转正，超过试用期作出的解除劳动合同是违法解除。
上海市第一中级人民法院（2014）沪一中民三（民）撤字第351号判决认为：“百康上海分公司主张陈慧慧于2013年10月17日至百康上海分公司处上班，试用期也应从2013年10月17日起算，公司的说法与劳动合同的约定不符。百康上海分公司主张陈慧慧在试用期内有连续三天缺勤不符合公司的录用条件，但公司针对2013年11月的考勤已于2013年12月2日作出，却至2013年12月9日才向陈慧慧出具解除劳动合同通知书，已超过劳动合同约定的试用期。且仲裁时，百康上海分公司也陈述当时公司未就旷工事宜与陈慧慧沟通，而是继续给陈慧慧试用的机会。仲裁委员会据此作出裁决，不属于适用法律、法规错误。综上，本院确认百康上海分公司的申请撤销仲裁裁决的理由不成立。”
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同类案例：上海市第一中级人民法院（2010）沪一中民三（民）终字第153号；上海市第一中级人民法院（2011）沪一中民三（民）终字第164号。
七、不能二次解约
用人单位不能以其他理由对已经解除的劳动关系再次予以解除。
上海市第二中级人民法院（2011）沪二中民三（民）申字第5号认为：“本案被告以公司岗位取消为由书面通知提前与原告解除劳动合同，原告未在被告限定的时间内表示不同意解除劳动合同，被告的解除通知已生效，故被告不得随意撤销，亦不能再以其他理由对已经解除的劳动关系再次予以解除。现原告要求被告按第一份《解除劳动合同通知书》支付经济补偿金43550元、代通金6700元的请求，依法可予支持。”
上海市第一中级人民法院（2015）沪一中民三（民）终字第729号判决认为：“2014年6月12日，仲量联行事务所单方解除其与洪芸的劳动合同，此时，双方劳动合同关系已因协商解除而不存在，因此，仲量联行事务所单方解除其与洪芸的劳动合同关系的行为，不发生法律效力。”
八、解除时间怎么算
（一）劳动合同解除的时间以用人单位发出解除劳动合同通知书的时间为准，还是以劳动者收到解除劳动合同通知书的时间为准。
司法判例存在不同观点：
1、观点一：以用人单位发出解除劳动合同通知书的时间为准
上海市第二中级人民法院（2017）沪02民终5430号判决认为：“劲霸男装公司于2015年12月10日向倪真发出《解除劳动合同通知书》，倪真于2015年12月16日收到了上述《解除劳动合同通知书》。在此期间，劲霸男装公司并未作出撤回或撤销《解除劳动合同通知书》的意思表示，亦未与倪真达成继续履行劳动合同的协议，故一审法院认定双方劳动合同解除时间为2015年12月10日正确，本院予以确认。”
观点二：以劳动者收到解除劳动合同的时间为准
上海市第一中级人民法院（2010）沪一中民三（民）终字第1571号判决认为：“虽然甲公司出具的解除劳动合同通知书落款日期为2009年7月31日，但乙于2009年8月10日签收该通知，双方劳动合同解除时间应以乙签收之日为准。”
2、解除劳动合同通知书中解除劳动合同的日期晚于劳动者收到通知书的日期的，劳动合同解除的时间以解除劳动合同通知书所载时间为准。
上海市第一中级人民法院（2017）沪01民终11375号判决认为：“根据蓝月亮公司提供的证据可以证明其于2015年10月20日向王书静邮寄了解除通知书，王书静也确认该邮政快递收件人地址为其地址，且王书静在向杨浦仲裁委员会申请仲裁时也确认其于2015年10月20日收到解除劳动合同通知书，故原审法院确认王书静被解除劳动合同的时间为解除通知中所载明的2015年10月24日并无不当。”
（二）当退工证明上记载的解除日期与用人单位实际解除行为（解除的意思表示到达劳动者）的日期不相符时，仍应以实际解除行为之日作为解除日期。
上海市第一中级人民法院（2013）沪一中民三（民）终字第1902号判决认为：“本案的争议焦点是双方劳动关系的解除时间究竟应认定为2011年6月30日还是2011年7月13日。判断劳动关系的一方当事人是否实施了解除劳动合同的行为，应当以该当事人是否作出过解除劳动合同的意思表示，且该意思表示是否到达另一方当事人为标准，只有当一方当事人解除劳动合同的意思表示到达另一方当事人，解除行为才生效。而用人单位为劳动者开具退工证明的行为属于劳动合同解除后用人单位的附随义务，并不等同于解除行为。故当退工证明上记载的解除日期与用人单位实际解除行为（解除的意思表示到达劳动者）的日期不相符时，仍应以实际解除行为之日作为解除日期。”
九、签字的意义
观点一：劳动者在通知书的送达回执上签名，仅表示其收到通知书，不能就此认定劳动者同意协商解除劳动合同。
上海市第一中级人民法院（2013）沪一中民三（民）终字第2091号判决认为：“关于解除劳动合同的争议，乐蛙公司主张双方系协商解除劳动合同，顾湘红则认为乐蛙公司单方解除劳动合同。从乐蛙公司向顾湘红发出的解除劳动合同通知书的内容看，确实未反映出双方系协商一致解除劳动合同，顾湘红在该通知书的送达回执上签名，仅表示其收到通知书，不能就此认定顾湘红同意协商解除劳动合同。”
观点二：劳动者在《解除劳动合同通知书》上签收，应当知道该些行为的性质以及法律后果，并不存在对该签字行为的错误认识
上海市第一中级人民法院（2017）沪01民终15136号判决认为：“项采忠作为完全民事行为能力主体，在《解除劳动合同通知书》上签收，并出具说明，应当知道该些行为的性质以及法律后果，并不存在对该签字行为的错误认识。项采忠为拿到材料而签字，并不构成重大误解。原审法院根据在卷材料认定项采忠确认自己的严重违纪行为，并认可公司给予解除劳动合同处理，并无不当。项采忠要求龙之梦万丽酒店支付违法解除劳动合同赔偿金的请求，原审法院不予支持，并无不当。”
观点三：在用人单位未提供证据证明与劳动者就离职补偿达成一致的情况下，劳动者在解除劳动合同通知书上签名的行为不能视为双方协商一致解除劳动合同。
上海市第一中级人民法院（2015）沪一中民三（民）终字第2351号判决认为：“陈益民虽在起诉状中有关于同意解除劳动合同，要求美益公司支付未提前三十日通知解除劳动合同代通知金的表述，但鉴于陈益民在仲裁及诉讼庭审中均明确表示同意解除劳动合同的前提条件是美益公司支付的经济补偿金达到陈益民的要求，故在美益公司未提供证据证明双方就离职补偿达成一致的情况下，陈益民在解除劳动合同通知书上签名的行为不能视为双方协商一致解除劳动合同。美益公司2014年11月30日单方面通知陈益民解除劳动合同，但未就其系合法解除提供相关证据证明，故其要求不支付陈益民违法解除劳动合同赔偿金的诉请没有事实及法律依据。”
十、再无任何争议？
用人单位与劳动者协商解除劳动合同的情况下，建议在协议书后加一句“双方再无其他争议”。这句不是万能的，但写上准没错。
上海市第二中级人民法院(2014)沪二中民三(民)终字第434号判决认为：“金兴晖与康那香公司在劳动合同履行期间，经协商双方均同意解除劳动合同，并对解除劳动合同经济补偿数额达成一致，双方签订了《解除劳动合同协议书》，金兴晖在签订该协议前亦向相关部门进行了咨询，该协议书内容并未违反相关规定，且经济补偿数额未低于法定标准，故该协议书是双方真实意思表示，合法有效，双方均应按约履行。根据该协议书约定，双方在签订该协议后，再无其他任何纠纷，金兴晖不得再向康那香公司提出任何权利主张。从该协议书内容看，文字简洁，通俗易懂，文字上不存在歧义，且金兴晖系就该协议书内容向相关部门咨询后才签订，金兴晖应清楚签订该协议所产生的法律后果，故金兴晖以康那香公司未对该协议书作出解释，该协议书不合法的意见，本院不予采纳。”
