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优秀生产文员的职责与特点

文员是企业里最常见的职位之一,具有极为重要的基础性、服务性作用,是企业有效运转的重要因素。企业的运转依赖于信息,信息最重要的载体是文件系统,而文件系统的操作者主要就是文员,虽然文员是最底层的白领,但却是许多缺乏职业经验的知识女性,或者应届毕业生的首选职业,更是一些女性成长为高级白领的第一步选择!


一、生产文员的职责

文员分很多类,比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员、会计文员、生产文员等。文员的级别又分初级、中级和高级。生产文员一般来说做的是生产管理及生产部的行政方面的工作,如制订生产计划,文件的管理、收发、打印存档,接听电话,生产报表的制作与生产统计分析等各项工作,具体为:

(1)在生产经理的直接领导下,负责处理本部门的日常事务。

(2)负责生产部各类生产管理、质量管理等文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。

(3)负责做好计算机打字、复印等行政工作。

(4)负责生产部办公设备的管理,计算机、传真机、复印机的具体使用和登记等工作。

(5)负责部门工作会议的记录整理。

(6)做好生产部与其他相关部门之间的联络工作。

(7)接收各类生产报表,并进行统计、分析。

(8)协助领导做好生产计划的制订与排程工作。

(9)协助生产现场加强劳动纪律及6S的管理。

(10)掌握生产动态,及时通报生产事故,如生产线停止生产等事项。

(11)接收生产、质量方面的投诉,并总结成报告。

(12)上级指定的其他任务。

其实,不同规模、不同行业工厂的生产文员的工作内容都有可能不一样,对于一些规模比较大的企业,岗位设置比较全,生产文员的工作可能就比较单一,比如发文件、收报表、整理生产部办公室、接电话等。而对于一些规模不大的企业,一个岗位可能要顶好几个职位,所以,生产文员的责任就大了,这一岗位可能甚至要负起某些企业生产计划员、物控员等的职责。


二、生产文员的特点

生产文员与前台文员、办公室文员、商务文员、会计文员、跟单文员、工程文员、采购文员等相比较,虽然具体的工作内容有很大区别,但又都具备一些共同的特点:





1.辅助性

文员的工作很细致,干头万绪,也很灵活,干变万化,归纳起来就是两大职能。一是为领导整理资料服务,二是为领导参谋。具体体现在很多方面,比如草拟文稿,整理、提供信息,编写调查报告,为领导的决策提供参考预案等。生产文员本身属于办事人员,其根本任务就是协助领导搞好工作,这就是文员的辅助特点,从这个角度来说,文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。

2.中介性

文员工作的中介性是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策,但本身并不是决策者,而是被领导者,但又和其他被领导者不同,文员不是决策的主要执行者,其任务更多的是传达决策,了解决策执行情况,检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级,也关联下级,是一个中间环节,也是一个纽带,可以用这样一句话来表达中介性的特点:文员的中介性体现在不上不下,亦上亦下,可上可下。

3.事务性

生产文员的工作很多时候相当烦琐,大量的工作需要文员亲自去做,比如决策时需要的各种信息资料的搜集与整理。草拟体现决策意图的文件,使用复印机,文字处理设备等,可以说文员工作的事务性是从实际工作中体现出来的。


三、生产文员的工作要求

生产文员在工作中要了解具体要求,方能做好工作。一般而言,生产文员的工作至少有如下一些要求:

(1)在工作中要服从上级的安排,积极配合领导和其他部门的工作,凡事以大局为重,遇有疑难问题及时汇报请示,有问题不搁置、不拖延,办事要有始有终,事事有结果。

(2)对待工作认真细致,积极主动,应当做到忙而不乱,有条有理。

(3)要有保密意识,对外做到守口如瓶,涉及公司内部的保密问题(指那些还未公开,在讨论研究中的事项),要做到巧妙回避,不私传、不扩大、不声张。

(4)保持稳定的心理状态,有利于在工作中能正常发挥。

(5)要严于律己,工作时间不做私活,不串岗、不聊天,不迟到早退,有事先请假。

(6)起草文稿要思路清晰,语言力求简洁精练。

(7)做好部门间的沟通协调工作,善于处理各部门业务中的往来关系,注重团结协作。

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