那些年你空谈的口号有哪些？开源节流，节约用水，节约用纸，浪费可耻？是不是有时候口号喊出去了，但是没有什么效果，执行过程形同虚设，存在空转？

曾经在路过一个同事办公桌的时候发现，桌上堆了厚厚一摞文件，疑问，哇，这是什么资料啊？这么厚，原来是他看过的一篇资料，不小心按了打印，于是乎刷刷刷的就出来这么多，这么多纸，足足有一小包纸了，你可能不知道一包纸有多少克数，但也有500张呢～再看打印架旁边桌上，横七竖八躺了很多作废的纸，翻来看看，已经打印了，内容也都很完整，但是就是迟迟无人认领。要不就是打重复了，要不就是格式错误。

我们知道，口号不是白喊的，领导也一直提倡为公司节约成本，要有成本意识。行政管理和后勤保障是一个行政管理人员的重要职责之一，不仅在办公设施的改善，设备的采购上精打细算，更应该在管理运行过程中得到良好保障和实施效果。就拿纸张的节约方面更应该有效管理，不浪费。

现在疫情期间，各个公司能够复工都不容易，成本意识日渐提升。改善的行动要立即响应才行。我们购置一台打印机，甚至有些是功能强大的一体机，不仅让它为我们提供办公效率，更要在后期节约管理上下下功夫。作为一个多年的职场菜鸟，跟大家分享一些经验方法，怎么让节约用纸不是一句空口号。

一打印机你真的会用吗？

说出来大家可能不信，有大部分员工甚至新人不会使用打印机，虽然电脑连接了打印机，但是依旧使用不对，比如打印设置功能，很多公司有一体机，打印复印扫描。功能很强大。但是很多新员工甚至有一些老员工他不会使用。尽管他们的电脑连接了打印机，但是他们没有真正的学会怎么使用，以为“不就是一台打印嘛，点一下打印就好了呀”。但是确实在使用过程中一些基本的打印都做不好。

错误的意识导致错误的行动，本来可以双面的，他却懒得选择，直接默认用了单面。本来电子版内容表格是横版的，他却用了竖版，结果超过打印区域的内容就打印到另外的纸上了。显然多打印出来的那张纸是没办法用的。我们目的是让他展现在一张纸上，多出来的表格就被打印出来，这张纸就浪费了。

其实这些操作都可以通过简单的培训，使大家掌握基本的方法后就可以避免的。比如在word里如何设置双面打印，如何调整word或excel，使篇幅较多的内容打印到一张纸上？如何竖版内容调整为横版的。有些一体机功能是很强大的，可以版面分页打印，也就是一张A4的内容可以缩印，使一页纸打印2页内容或者4页内容。对于资料性，不对外的文件可以这样设置，以及连同双面打印，这样一张A4纸就打印了4页或者8页内容，纸质节约了好多倍。

纸张方向调整横竖版

比如，你用二手纸的时候，它的那一面，有字的面朝上还是朝下，如果你用错了，或许那这张纸就报废了。

二，小标签，大智慧

贴标签，谁不会？行政有时候只是简单的在墙上贴个“节约用纸”就完事了，只是提醒大家有节约意识，但是空谈口号谁都会的～殊不知，总有一拨人他们是机器使用白痴。

张贴打印机按键使用小技巧和操作标识，提醒大家如何规范使用，细节落到实处，醒目的提醒员工才能达到减少使用出错率的目的。

如，二手纸正反面设置，复印技巧，横版竖版放置！二手纸存放处等。也可以附上简单明了的操作时提醒：对于电子版的文件，重新进行页面设置，缩小上下距离。左右边距和行距后在打印和复印等。

三，培训落地

通过对员工进行办公软件和办公设备培训，或者转发打印机使用指南等让员工掌握打印前的办公软件设置，让员工掌握方法，落到实处。

之前那位同事错误操作多打印了几百页纸，当他按完打印确定按钮后，肯定会想到自己打错了，他觉得没办法了，眼睁睁的看着机器忙碌的一张一张从机器里出来，没纸了还傻乎乎往纸箱添纸，直到他打印完。

有些人或许也觉得没办法了，反正纸张是公司的，钱不从自己口袋出不心疼，无所谓的态度！其实他不知道，这个错误完全可以纠正的，因为很多的打印机出厂前是有取消打印任务功能的，打印一体机更是可以根据不同人打印内容，选择性的查找删除的～但是就是因为他不知道，浪费的纸张让单位埋了单～这里体现了培训的重要性。

“工欲善其事必先利其器”。工具要被我们使用，我们要足够了解她。更多功能解锁。并且使员工要很好的掌握它。“磨刀不误砍柴工”。与其错误的使用下去。不如浪费一些时间去普及它。

四、细心检查

还有些低级错误，就是你在打印之前需要检查一遍没有错误的话，在打印，如果你打印出来以后发现里面有好多错别字，或者格式错误，那你只能这张作废。所以说打印之前，去做检查，也是必不可少的。

细节决定一切。如果连这些低级错误都不能避免，在其他的工作上也未必能做好。

此外，有的打印机的功能很强大可以做到数据管理，每个员工的打印数据可以去查询，如果员工数据异常多的话，就可以去问一下，为什么打了这么多的那些资料？因为很多人会打些私人的资料～这种不能直接说，需要行政简单善意的提醒，他下次就会注意了！